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Kopierer leasen, mieten oder kaufen?

Ihr Ratgeber zum Geld sparen

Sie haben sich zur Anschaffung eines Kopierers oder Druckers entschieden, aber sind sich noch unschlüssig ob sie leasen, mieten oder kaufen möchten? Sie wissen nicht welche Grundfunktionen moderne Kopierer abdecken und welche zusätzlichen Optionen nachrüstbar sind? Sie interessieren sich für aktuelle Marktpreise und Alleinstellungsmerkmale der verschiedenen Hersteller? Dann darf ich Sie ganz herzlich in der Welt der multifunktionalen Druck- und Kopiersysteme auf KOPIERER-LEASEN.de begrüßen.

I. Kopierer, Drucker, Multifunktionsgerät oder einfach nur MFP?

DruckerDer Kreativität der Hersteller ist bei der Bezeichnung des schweigsamen Bürohelfers keine Grenzen gesetzt.  Vermutet man bei einem Drucker eher noch einen Printer für private Haushalte, wird der Kopierer schon deutlich stärker mit Büros und Verwaltungen assoziiert. Welche Bezeichnung auch immer von den Herstellern zur Vermarktung ihrer Kopierer und Drucker genutzt wird, letztendlich bündeln die professionellen, moderenen Maschinen stets mehrere Funktionen in einem Gerät. Neben den Grundfunktionen: Drucken, kopieren und scannen können entsprechend ausgerüstete Kopierer auch faxen, archivieren, heften, klammern und lochen. Es handelt sich also tatsächlich um Multifunktionsgeräte, die von findigen Werbefachleuten gerne auch als Multifunktionsdrucker oder als angelsächsishes Akronym: MFP (Multifunction Printer) vermarktet werden.
Kopierer
Unabhängig von der genauen Bezeichnung der Modelle sind stets multifunktionale Druck- und Kopierlösungen mit digital gesteuertem Dokumentenoutputmanagement gemeint. Aus marketingtechnischen Gesichtspunkten allerdings eine furchtbare Produktbezeichnung.

II. Warum den Kopierer leasen? – Kaufen, Mieten, Leasen im direkten Vergleich

Kopierer leasen statt kaufen

> Wussten Sie, dass Büro Kopierer länger als Firmen-PKWs abgeschrieben werden?

Die Art der Investition sollte grundsätzlich die Finanzierung bestimmen. Kopierer sind ein recht langlebiges Wirtschaftsgut und werden nach der AfA-Tabelle über eine betriebsgewöhnliche Nutztungsdauer von 7 Jahren steuerrechtlich abgeschrieben. Sie bleiben also länger als ein Firmenwagen im Anlagevermögen ihres Unternehmens. Darüber hinaus stellen Kopierer, bzw. Multifunktionsdrucker einen verhältnismäßig hohen Vermögenswert dar – selten werden sie seriöse Angebote unter 2.000 Euro erhalten. Je nach Größe, Ausstattung und Verwendungszweck können sich die Kosten in Einzelfällen bis zu 30.000 Euro pro Kopierer belaufen. Vor dem Hintergrund dieser Informationen muss man also feststellen, dass man beim Kauf eines Druckers einen recht hohen Kapitalbetrag über einen verhältnismäßig langen Zeitraum bindet.

Zusätzlich übernimmt man als Eigentümer das Risiko hinsichtlich der Funktionalität, bzw. des Ausfalles des Kopierers. Obwohl die Multifunktionsdrucker im Allgemeinen robust und zuverlässig sind, können doch im Schadenfall teuere Reparaturen notwendig werden. Die Mehrzahl der Fachfirmen verlangen hierfür zusätzlich zur Anfahrtspauschale, zwischen 60 und 90 Euro für den Technikereinsatz pro Stunde. Addiert man dazu die notwendigen Ersatzteile, können sich also 3- bis 4-stellige Rechnungsbeträge ergeben.

Neben den Kapitalkosten und den Reparatur- ,sowie Wartungskosten müssen Sie selbstverständlich auch die Kosten für das Verbrauchsmaterial, wie Toner und Papier berücksichtigen. Hier machen die Anbieter zwar auf Basis von Erfahrungswerten Angaben zur Haltbarkeit der Toner, letztendlich ist diese jedoch stark von Ihrer benötigten Farbdeckung auf dem Papier abhängig.

Leasingrate berechnenDie tatsächlichen Kosten, die sie monatlich für Ihren Kopierer oder Drucker aufwenden müssen, sind dementsprechend schwer zu kalkulieren und können erheblich schwanken. Durch das Leasen oder Mieten von Kopierern zahlen Sie monatlich feste Raten, die im Regelfall die Miete des Kopierers und eine Mindestabnahmemenge an gedruckten Seiten, die sogenannten Klicks, beinhalten. Durch die festen Leasingraten erlangen Sie Planungssicherheit und können ihrer Liquidität schonen, da die Kopiergeräte bilanziell nicht aktiviert werden und sie somit auch kein Kapital binden.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der für Miet- und Leasingverträge spricht, ist der zusätzlichen Handlungsspielraum der sich für Sie durch eine überschaubare Laufzeit ergibt. So können Sie häufig in Absprache mit Ihrem Vertragspartner Ihren Bestandskopierer upgraden oder tauschen, um Ihren Maschinenpark an Ihre neuen Bedürfnisse anzupassen. Dadurch partizipieren Sie zeitnah am stetigen technologischen Fortschritt im Bereich der Kopier- und Drucktechnik und nutzen immer die modernsten Kopierer.

Laufzeit der LeasingrateBei der Wahl der Leasinglaufzeit müssen Sie beachten, dass die sie zwischen 40 % und 90 % der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer liegt, da das Leasingverhältnis sonst steuerrechtlich als Mietkauf umqualifiziert wird und Sie den Vorteil der Bilanzneutralität verlieren. Für gewöhnlich bieten die Fachhändler Leasinglaufzeiten zwischen 36 und 72 Monaten an, wobei 48 und 60 Monate am häufigsten angeboten und gewählt werden.

Beachten Sie dabei unbedingt, dass es sich fast ausschließlich um Vollarmotisationsverträge handelt. Bei verkürzter Leasinglaufzeit rechnen die Fachhändler im Regelfall nicht mit Restwerten, was die Leasingraten bei kurzen Laufzeiten erheblich erhöht. Am Besten fahren Sie also, wenn Sie eine möglichst lange Laufzeit wählen und Ihren Kopierer oder Drucker vorzeitig durch den Vertragspartner ablösen lassen, falls sich ihr Kopier- und Druckaufkommen vergrößert oder Sie neue Funktionen benötigen. Angesichts eines neuen Vetragsabschlusses mit höherem Volumen, einer weiteren langfristigen Kundenbindung und in Abhängigkeit von der Vermarktungsfähigkeit des Leasingrückläufers, sollte der Fachhändler Ihnen einen Teil des Restwertes vom Kopierer erlassen.

Leasen Mieten Kaufen
Kosten für Kopierer (A3) ab 50 € pro Monat ab 30 € pro Monat ab 2.000 €
Alter des Kopierers „Fabrikneu“ „Leasingrückläufter“
„Werkstattüberholt“
„Fabrikneu“
Bindung an den Kopierer 36-72 Monate 1 Tag – 36 Monate 7 Jahre (AfA)
Bilanzierung bei der Leasingbank beim Fachhändler bei Ihnen
Wartungs- und Reparaturkosten im Full-Service-Vertrag im Full-Service-Vertrag auf Rechnung
Druckkosten gering mittel hoch
Kaufoption Ja Nein

III. Wer sind die Hersteller? – Wer macht die Wartung, Reparatur und den Service?

IV. Welche Leistungen sind in der Leasingrate und im Wartungsvertrag enthalten?

Wenn Sie einen Kopierer zu kaufen, sind Sie frei in der Entscheidung, ob Sie ergänzend einen Wartungsvertrag ( häufig auch: Full-Service Vertrag o.ä. ) mit dem Händler abschließen oder die zukünftig anfallenden Kosten für Reparaturen, Wartungen, Verschleiß- und Verbrauchsmaterial, sowie die dazugehörige Arbeitsleistung der Techniker auf Rechnung begleichen wollen. Als wirtschaftlicher Eigentümer liegt der Erhalt des Substanzwertes des Kopierers allein in Ihrem eigenen Interesse und je nach technischem Geschick können Sie an Ihren gekauften Drucker auch selbst Hand anlegen.

Wenn Sie sich stattdessen für das Kopierer leasen entscheiden, wird der Leasinggeber (meistens eine Leasingbank) als Eigentümer sich im Regelfall nicht auf Ihre technischen Fähigkeiten verlassen, sondern Wert auf fachlich fundierte Wartung- und Reparaturleistungen legen. Der Abschluss eines ergänzenden Wartungsvertrages zu Ihrem Kopierer Leasingvertrag ist damit für Sie unumgänglich. Etwa die Hälfte der Anbieter weist die Leasingrate und die monatliche Wartungspauschale in Ihren Angeboten nicht mehr einzeln aus, sondern kalkuliert für Sie einen monatlichen Gesamtpreis. Aus Gründen der Transparenz und Vergleichbarkeit möchte ich an dieser Stelle empfehlen, Wert auf den separaten Ausweis beider Preise zu legen.

Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die Dienstleistungen die üblicherweise Bestandteil des Kopierer Leasing- bzw. des Wartungsvertrages sind.

Leistungen des Leasings
Leistungen des Wartungsvertrages
Vormontage + Vorinstallation des Kopierers Anfahrten
Lieferung Regelmäßige Wartungen
Einbindung ins bestehende Netzwerk Etwaige Reparaturen
Einweisung der Bediener Verbrauchsmaterial (Toner)
Rücknahme nach dem Leasing (Entsorgung) Verschleißmaterial (Trommel, Entwickler, Rollen,…)

Beachten Sie dabei unbedingt, dass einige Anbieter (insbesondere Händler, die deutschlandweit und über Subunternehmen agieren) oftmals Leistungen wie Lieferung und Einweisung zusätzlich berechnen und Ihnen separat und einmalig zu Beginn des Vertrages in Rechnung stellen. Die Einbindung in das Netzwerk ist häufig nur für eine begrenzte Anzahl an Arbeitsplätzen in der Pauschale enthalten. Umfangreichere Einbindungen werden meistens nach zusätzlichem Aufwand berechnet. Das bedeutet für Sie, dass sie die angebotenen Leasingverträge und „Full“-Service-Verträge im Detail prüfen sollten, um nicht auf Lockpreise und unkonkrete Formulierungen hereinzufallen.

V. Welcher Kopierer ist der Beste für mich?

VI. Was kann der moderne Kopierer? – Von Funktionen, Optionen und teuren Spielereien

VII. Die Kopierer und Drucker der Hersteller im Überblick

VIII. Wie viel darf ein Kopierer im Monat kosten?

IX. „Jetzt 30% sparen“ durch Vergleichsplattform? Geht das?

X. Gebrauchte Kopierer – Geld sparen oder Kostenfalle?

XI. Haftungsbeschränkt und Start-Up? – Von Banken, Leasingfaktoren und Bonität

XII. Wohin damit? – Die Planung des richtigen Standortes

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